Tietosuojaseloste

Päivitetty 26.6.2023

Yrityksemme tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n edellyttämällä tavalla.

Tämän kootun tietosuojaselosteen sisältöä voidaan muuttaa julkaisemalla uusi versio verkossa. Siksi suosittelemmekin tutustumaan tietosuojaselosteeseemme säännöllisesti.

Rekisterinpitäjä: Wildway Oy, 3362957-7

Osoite. Vanha Talvitie 2 A 4, 00580 Helsinki

Puhelin: 0400 344 545

Yhteydenottokanava GDPR-asioihin liittyen

Wildway Oy:n henkilörekisterit

 

  • Asiakas- ja laskutusrekisteri
  • Sähköpostilista
  • Prospektit, potentiaaliset asiakkaat
  • Henkilöstörekisteri
  • Sopimusrekisteri
  • Kulunvalvontarekisteri

 


Rekisterien tietosuojaselosteet ovat saatavilla yhteydenottokanavamme kautta. Pidämme tietovirtakuvauksiamme sekä tietosuojaselosteitamme ajan tasalla säännöllisesti. Teemme tietotilinpäätökset ajantasaisesti.

Rekistereiden pitämisen peruste

Rekistereissä olevien tietojen säilytys perustuu joko sopimussuhteeseen yrityksemme kanssa, henkilöltä saatuun suostumukseen tietojen tallentamiseen tai yrityksemme oikeutettuun etuun kerätä tietoa liiketoimintamme edellytyksen kannalta.

Keräämme ja tallennamme tietoa asiakassuhteisiin perustuen tai liiketoimintaan liittyen mahdollisista uusista asiakkaista sekä lainsäädäntöjen mukaisia tietoja työntekijöistämme. Uusien mahdollisten asiakkaiden tietojen keruu perustuu yritystoimintaan ja keräämme itse tiedot.

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuteen tai muun asiallisen yhteyden suhteen hoitamiseen, analysointiin sekä markkinointiin.

Toimintamme pohjautuu lailliseen liiketoimintaan, joten noudatamme myös EU:n lainsäädäntöä henkilötietojen tallentamisesta:

  • Tiedot, joita henkilöstä tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja läpinäkyvää käsittelyn osalta. Tämä tarkoittaa, että voit milloin tahansa saada tietosi saataville.
  • Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – esimerkiksi tiedot, joita henkilöistä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä.
  • Minimoimme tallentamamme tiedon – tallennamme vain tarpeellisen
  • Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä
  • Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä pitää
  • Tallennamme ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna

Rekistereiden tietosisältö (henkilötietolomakkeiden kentät)

  • Etu- ja sukunimi
  • Titteli
  • Yhteystiedot
  • Asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto
  • Markkinointilupa tai kielto
  • Evästeiden kautta kerättävät tiedot
  • Työntekijöitä koskien tallennamme myös osoitteen, pankkitilin numeron sekä henkilötunnuksen lakien mukaisesti

Tallennamme asiakassuhteeseen liittyen minimitiedot, johon tyypillisesti kuuluu henkilön yksilöity nimi, mahdollisesti yhtiö sekä kontaktitiedot kuten sähköposti ja puhelinnumero.

Tietolähteet

Tietolähteinä on käytetty asiakkaiden tarjouspyyntöjä, tilauksia ja yrityksien rekisteritietoja. Lisäksi liiketoimintaan liittyen esimerkiksi uusien asiakkaiden hankinnassa voimme käyttää esimerkiksi mediasta poimittuja nimiä, joihin voimme ottaa yhteyttä liiketoimintamielessä.

Työntekijöitä koskien henkilötiedot on saatu työntekijältä työsuhteen alkaessa tai henkilön ilmoittaessa yritykselle muuttuneista tiedoistaan.

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneillemme, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.

Luovutamme rajoitetusti henkilötietoja muille osapuolille – tämä käytännössä tarkoittaa oheista:

Käytämme sähköpostimarkkinoinnin työkaluja. Näihin tallennettuna ovat vain nimi, yritys sekä sähköpostiosoite.
Käytämme asiakassuhteiden hoitamiseen CRM-työkalua, jonne tallennamme minimoituna mm. oheista: henkilön nimi, kontaktitiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten kokoukset ja muut aktiviteetit.

Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta osapuolille, jotka toimivat Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Tietoja luovutetaan palveluihin, jotka toimivat Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia ja jaamme näihin palveluihin tiedon minimoinnin ja riskien vähentämisen periaatetta noudattaen. Käytämme Privacy Shield -järjestelmään liittyneitä yrityksiä.

Rekisterien suojaus

Rekisterien sisältämät tiedot ovat yrityksemme tietojärjestelmässä, jossa ne on suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Kaikista henkilötietojen käsittelytoimista kirjoitetaan lokitietoa, jolloin voimme tarkistaa, koska ja kuka henkilötietoa on käsitellyt.

Tarkastusoikeus

Henkilöillä on mahdollisuus tarkistaa omat tietonsa rekisteristä olemalla yhteydessä asiakaspalvelukanavamme kautta.
Share by: